Inscription#

Etapes de l'inscription d'un étudiant à un Programme d'études#

Obtenir une autorisation.#

L'étudiant doit d'abord obtenir une autorisation d'inscription. Cette autorisation peut être :

  • spéciale : quand elle est nécessite l'aval d'une autorité;
  • due au parcours : l'autorisation est justifiée par le parcours lorsque l'étudiant a réussi un Programme d'études qui donne accès au nouveau Programme convoité.
  • libre : l'autorisatin est librement acquise lorsqu'elle est relative à un Programme d'étude accessible sans aucune condition.

Validation de l'autorisation#

Toute autorisation doit être validée avant d'être convertie en une inscription. Les autorisations libres et celles qui sont dues au parcours sont généralement validées d'office.

Conversion en inscription#

L'autorisation peut être convertie en inscription dès qu'elle est validée.

Inscription au Programme d'études#

Une inscription donne accès à un ou plusieurs Programmes d'études. L'étudiant doit préciser lequel de ces Progammes il choisit.

Choix du Programme personnel#

Le Programme personnel donne accès à une ou plusieurs Séries d'Unités d'Enseignement. Ces Séries d'Unité d'Enseignement peuvent proposer des Unités d'Enseignement obligatoires et/ou des Unités d'Enseignement optionnelles. Le Programme perosnnel de l'étudiant doit est constitué des Séries d'Unités d'Enseignement imposées par le Programme ou choisies par l'étudiant lui-même.

L'inscription par formulaire doit être précédée d'une autorisation.

Mode d'inscription#

Le parcours académique de l'étudiant#

Le verdict prononcé par le jury à l'issue d'un programme d'études suivi par chaque étudiant doit être enregistré dans Okapi, dans la fiche d'inscription de l'étudiant relative au programme en question.

Par ailleurs, l'université doit enregistrer dans Okapi, pour chaque programme d'études, les programmes prérequis (programmes amonts) et les programmes accessibles (programmes aval) après réussite du programme.

L'inscription sera considérée par Okapi comme autorisée par le parcours académique si l'étudiant a eu un verdict de réussite pour un programme figurant parmi les programmes amonts du programme auquel il veut s'inscrire.

Inscription d'un étudiant par un membre du personnel#

Le membre du personnel qui dispose des droits d'accès requis peut encoder la fiche d'inscription d'un étudiant.

Lorsque la fiche d'inscription est encodée par un membre du personnel, elle est validée automatiquement. Le parcours académique de l'étudiant n'est pas pris en compte lorsque l'inscription est enregistrée par un membre du personnel. En revanche, l'inscriprion sera refusée si l'étudiant a déjà atteint le nombre maximal d'inscriptions autorisé ou si le compte de l'étudiant est, pour une raison quelconque, désactivé.

Inscription d'un étudiant par l'étudiant lui-même#

L'étudiant peut enregistrer lui-même sa fiche d'inscription. Dans ce cas, la fiche d'inscription est automatiquement validée si l'inscription est autorisée à la suite du parcours académique de l'étudiant.

L'étudiant peut s'inscrire dans un programme qui ne lui est pas autorisé par son parcours académique à condition qu'il soit en possession d'une autorisation spéciale dûment validée par les responsables des inscriptions.

Si l'étudiant veut s'inscrire dans un programme qui ne lui est pas autorisé par son parcours académique, il doit donc d'abord remplir une fiche de demande d'autorisation spéciale et attendre que sa demande soit acceptée.

Etapes de l'inscription d'un étudiant par l'étudiant lui-même#

Le candidat#

Si l'étudiant est , en réalité, un candidat qui n'a pas encore de numéro matricule, il doit d'abord exécuter la procédure de demande de numéro matricule :

  • se connecter sur Okapi en tant que candidat sans identifiant;
  • remplir la case de vérification du robot;
  • cliquer sur le bouton "nouveau" pour remplir le formulaire d'insertion des données d'indentification;
  • soumettre le formulaire;
  • attendre la réponse des autorités. Si la communication par mail est activée par les autorités, le candidat recevra un mail contenant son identifiant de connexion et son mot de passe.
  • le candidat ayant un mot de passe et un identifiant peut, à tout moment, se connecter sur Okapi et voir l'état d'avancement de sa demande de matricule.
  • les responsables seront prévenus de la demande de matricule. S'ils acceptent la demande, ils doivent cliquer sur le bouton qui transforme la fiche de candidat en une fiche d'étudiant avec matricule. Ils ont la possibilité d'envoyer un mail au candidat pour l'informer de l'acceptation de sa demande.

A partir du moment où le candidat reçoit un numéro matricule, il passe dans la catégorie des étudiants. Il doit se connecter en tant qu'étudiant et accomplir lui-même les formalités d'inscription à un programme d'études.

L'étudiant#

  • se connecter sur Okapi en tant que candidat sans identifiant;
  • sélectionner le menu "modules > autorisation";
  • cliquer sur le bouton nouveau pour afficher le formulaire de demande d'autorisation d'inscription;
  • remplir le formulaire;
  • si le programme demandé est libre d'accès ou si le parcours académique de l'étudiant y donne accès, la demande sera automatiquement acceptée; dans tout autre cas, l'étudiant doit attendre que les autorités répondent à la demande d'autorisation. Cette réponse sera envoyée par mail si la communication par mail est activée par les autorités. L'étudiant peut, à tout moment, voir l'état d'avancement de sa demande, en se connectant sur Okapi.
  • après l'obtention de l'autorisation, l'étudiant peut s'inscrire en cliquant sur le menu "modules > inscription" et en choisissant le programme pour lequel il a obtenu une autorisation. L'inscription sera refusée si la demande est faite hors délais. La période des inscriptions est fixée soit au niveau de l'université pour toutes les entités académiques, soit au niveau d'une entité académique. Les délais fixés par une entité académique ont priorité sur ceux fixés par les entités supérieures. L'étudiant est d'office inscrit aux UE obligatoires du programme auquel il s'est inscrit.
  • après avoir pris une inscription, l'étudiant peut choisir les UE optionelles et les UE libres. Pour cela, il doit chercher et afficher la fiche de l'inscription. La ligne de la fiche propose, dans la colone "action", un bouton permettant de choisir les UE optionnelles, si le programme en a, et un autre permettant de choisir les UE libres.

Attributs d'une fiche d'inscription#

  • étudiant : l'étudiant à inscrire. La valeur doit être choisie parmi une liste d'étudiants suggérés par l'application. L'utilisateur doit taper au moins les 2 premiers caractères du nom de l'étudiant. La suggestion sera ajustée au fur et à mesure que l'utilisateur tapera les caractères.
  • autorisation : l'autorisation de s'inscrire. La valeur doit être choisie parmi une liste d'autorisations accordées à l'étudiant composée par l'application dès que l'étudiant est sélectionné ci-dessus. L'utilisateur doit taper au moins les 2 premiers caractères du nom de l'étudiant. La suggestion sera ajustée au fur et à mesure que l'utilisateur tapera les caractères.
  • date de validité : date officielle de l'inscription; par défaut, Okapi propose la date du jour.
  • moyenne : moyenne obtenue par l'étudiant pour cette inscription. Cette valeur est calculée automatiquement par Okapi quand les notes sont disponibles.
  • verdict : verdict prononcé par le jury pour cette inscription. La valeur doit être choisie parmi une liste fermée des types de verdict provenant des nomenclatures. Il faut disposer de privilèges appropriés pour assigner une valeur à cet attribut.
  • grade : grade accordé par le jury pour cette inscription. La valeur doit être choisie parmi une liste fermée des types de grade provenant des nomenclatures.
  • document délivré : document académqiue délivré par le jury pour cette inscription. La valeur doit être choisie parmi une liste fermée des types de de document académique provenant des nomenclatures.
  • validateur : l'utilisateur qui a validé la fiche d'inscription dans l'application Okapi LMD. L'application trouve automatiquement cet utilisateur.

Actions sur cette fiche#

Les actions sont affichées , désactivées ou cachées en fonction des droits d'accès de l'utilisateur.



Opérations de base#

Voir les opérations de création, consultation, modification et suppression.

Générer l'attestation d'inscription#

En cliquant sur le bouton "att" on obtient l'attestation d'inscription de l'étudiant en format PDF.

Calcul du verdict#

En cliquant sur le bouton "VE" on obtient le verdict calculé de l'inscription.